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Fatturazione elettronica

Settaggi preliminari

Scheda impostazioni

Sezione Fatture → Elettroniche → Generalità

Bisogna specificare:
1. il regime fiscale della propria azienda;
2. serie di numerazione. Non è obbligatorio utilizzare un sezionale e/o sezionali differenti per differenziare le fatture elettroniche da quelle tradizionali. Bisogna comunque considerare che alcune piattaforme di conservazione/inoltro sono strutturate in modo tale da spingere l'utente ad utilizzare comunque un sezionale. Nel dubbio si consiglia di impostare un sezionale unico per tutte le fatture;
3. esigibilità iva.
Sezione Fatture → Elettroniche → Canale

Per alcune piattaforme esistono configurazioni di base precompilate (Aruba, Fatture in Cloud, PEC) impostabili tramite gli appositi tasti. In generale tenere presente che:
1. il codice fiscale del trasmittente la fattura elettronica è particolarmente importante nel caso di trasmissione della fattura elettronica mediante PEC. Nel caso si ricorra, invece, ad una piattaforma di un intermediario la voce viene, in genere, sovrascritta con il codice fiscale dell'intermediario (se così non è assicurarsi di compilare la voce con il codice fiscale del gestore della piattaforma);
Sezione Acquisti/Vendite

Se soggetti a ritenuta fiscale specificare se per persona fisica / giuridica e la causale di pagamento della ritenuta (il codice corrisponde a quello utilizzato per la compilazione del modello 770S).

Scheda anagrafica aziende

Sezione CRM → Aziende → Caratteristiche

Assicurarsi di aver compilato la sezione REA per la propria azienda.
Sezione Vendite → Fatturazione

Assicurarsi che sia attiva l'opzione Fattura elettronica per i clienti interessati. Si potrà così compilare lo spazio Codice destinatario.

Per la pubblica amministrazione (fattura PA) il codice destinatario è obbligatorio, se non inserito la fattura verrà respinta.

Per le aziende (fattura B2B):
- se disponibile è preferibile impostare il codice destinatario;
- se il cliente preferisce l'invio all'indirizzo PEC, utilizzarlo per valorizzare il codice destinatario;
- se non si inserisce alcun codice destinatario o si inserisce la sequenza 0000000, la fattura verrà comunque recapitata al cliente ma è possibile che sia disponibile solo nel suo cassetto fiscale (spesso non controllato). Infatti non è detto che il cliente abbia configurato l'inoltro dal casetto fiscale verso una specifica piattaforma di fatturazione elettronica.
Per le persone fisiche (fattura B2C) attivare solo l'opzione Fattura elettronica senza specificare il codice destinatario (od utilizzando la sequenza 0000000). La fattura sarà disponibile nel cassetto fiscale del cliente. È buona norma inviare anche la tradizionale fattura PDF / cartacea.

Il codice destinatario XXXXXXX viene utilizzato per la fatturazione elettronica a carico di aziende estere. Bisogna considerare che per le aziende nella Comunità Europea è obbligatorio inserire anche l'identificativo fiscale in uso nella nazione del cliente (inserirlo nel campo Fiscal Code che accetta formati generici). Per aziende extra-comunitarie non è obbligatorio l'identificativo fiscale (lo si può comunque inserire e verrà utilizzato per le stampe, ma non sarà registrato nella fattura elettronica).

Scheda modalità pagamento

Assicurarsi che ad ogni modalità di pagamento in uso sia stato associato il corrispondente codice per la fattura elettronica.

Procedure

Fatturazione elettronica - pulsante

La generazione di un file XML a partire dai dati inseriti in Facile non presenta particolari criticità. Semplicemente, anziché premere il pulsante di Anteprima/Stampa, si utilizza quello di Fatturazione Elettronica.

A seconda della piattaforma il file viene trasmesso direttamente o memorizzato in una cartella di appoggio.

Si ricorda che è possibile inserire degli allegati nella fattura elettronica (in un qualsiasi formato: PDF, immagine, Word/Excel...).

In accordo con la guida SUGGERIMENTI PER LA COMPILAZIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA VERSO LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI ED I PRIVATI, pubblicata dall'Agenzia delle Entrate, consigliamo di utilizzare questa funzionalità per:

integrare, previo accordo con il destinatario del documento, il contenuto informativo della fattura elettronica.

Purtroppo alcuni fornitori richiedono di inserire, come allegato della fattura, la "copia" della stessa in formato PDF. Questa procedura, da evitare in ogni situazione possibile, genera un enorme spreco di spazio, una diminuzione di efficienza dell'intero processo e la possibilità di creare informazioni contrastanti.

A questo proposito è utile ricordare che:

se l'allegato contiene uno o più dati già presenti nel tracciato XML, i primi non possono essere in alcun modo sostitutivi, qualora diversi, dei secondi che restano quelli ufficialmente validi.

Piattaforme

Agyo TeamSystem

Per il caricamento manuale delle fatture si può consultare il link: Carica Fattura XML mediante Upload.

Per automatizzare la procedura di invio Facile utilizza l'utility Directory Analyzer.

Aruba

Per il caricamento manuale delle fatture si può consultare il video: creazione e invio: come caricare fatture XML.

Per gli altri aspetti legati all'uso della piattaforma Aruba sono molto utili i video:

Per quanto riguarda gli esiti di inoltro della fattura elettronica evidenziamo due situazioni poco chiare:

fattura a privati: "emessa e non consegnata". In questo caso la fattura risulta comunque emessa. È opportuno:
- indicare al destinatario che la stessa è disponibile nell'area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate;
- inviare tramite email/posta una copia in formato PDF/cartacea della fattura.
fattura a PA / aziende / privati: "notifica di scarto". Le fatture scartate sono considerate come fatture mai emesse. Per questo, in caso di scarto, è necessario rimediare quanto prima all'errore.

Nella circolare n° 13/E/2018, l'Agenzia delle Entrate chiarisce proprio come trattare le fatture scartate: la soluzione indicata è quella di inviare, entro 5 giorni dalla notifica di scarto, un nuovo documento corretto con stessa data e stesso numero della fattura errata.

Fatture in Cloud

Le fatture vengono trasmesse direttamente e alla piattaforma. Per l'inoltro bisogna controllarle dal cruscotto di Fatture in Cloud e autorizzarne la trasmissione.

Per la configurazione, nella schermata delle impostazioni relativa a Fatture in Cloud, è necessario:

indicare l'access token. Questo valore si ricava quando si concede a Facile l'autorizzazione come applicazione collegata;