Preventivi

La scheda preventivi viene utilizzata per la gestione dei preventivi a cliente e delle commissioni. È utile osservare che, a differenza di altri gestionali, per Facile una commissione è semplicemente un preventivo accettato (quindi avente il campo Data accettazione compilato).

I preventivi sono collegati a DDT / fatture in quanto questi ultimi documenti possono esser rapidamente generati richiamando uno specifico preventivo.

L'organizzazione logica prevede 5 schede:

• Generalità. Contiene gli elementi identificativi del preventivo e varie informazioni riassuntive riguardanti le modalità di esecuzione del lavoro e gli importi.
• Introduzione, Note/Avvertenze (o Conclusioni). Permettono di inserire un testo introduttivo, visualizzato prima delle voci analitiche costituenti il preventivo, ed un testo conclusivo che, a seconda del formato di preventivo indicato nelle impostazioni, viene visualizzato nello spazio delle avvertenze o in una pagina a sé stante.
• Contenuto. È la scheda dove si specificano le singole voci costituenti il preventivo.
• Workflow. Evidenzia il flusso di lavoro effettuato sul preventivo.

Generalità

Gran parte delle voci costituenti la scheda sono autoesplicative. Alcune osservazioni in ordine sparso possono comunque risultare utili:

• Il Codice identifica univocamente il documento. Di default Facile utilizza una combinazione alfanumerica basata su data, orario ed iniziali dell'operatore; questo approccio rende complesso stimare il numero di preventivi redatti. Se si preferisce un codice identificativo più breve si può utilizzare il numero di protocollo (da specificare fra le impostazioni).

• La Validità è un elemento importante; che si tratti della fornitura di prodotti o di servizi, il mercato è in costante movimento, i prezzi possono variare per fattori che non dipendono direttamente da noi.

  Per questo è obbligatorio specificare sempre una periodo di validità dell'offerta, al di fuori del quale potrà essere necessaria una rinegoziazione.

  Facile permette di indicare, fra le impostazioni, un periodo di validità di default. Resta comunque l'esigenza di valutare, caso per caso, il giusto equilibrio fra scadenze troppo strette, che mettono il cliente sotto pressione, e tempi troppo allungati.

• La Source identifica l'eventuale soggetto che ha contribuito, in misura sensibile, ad agganciare il potenziale cliente. Può essere un vero e proprio agente di commercio come un semplice conoscente che ci ha raccomandato.

• Le spese di Trasporto e quelle identificate dalla voce Incasso / varie possono essere calcolate automaticamente, in base a parametri specificati nella scheda delle impostazioni e/o inserite/modificate manualmente a seconda dello specifico progetto.

• Preventivo ed Ordine registrano automaticamente l'operatore che ha creato il preventivo e quello che lo ha trasformato in una commissione.

Introduzione / Note / Avvertenze / Conclusioni

Queste informazioni vengono stampate con un layout grafico che dipende dalle impostazioni di formato (STANDARD / ANALITICO). In ogni caso l'introduzione precede le voci di dettaglio e le avvertenze / conclusioni le seguono.

L'utente ha la possibilità di creare file personalizzati, in formato .rtf, da utilizzare come introduzione e conclusione standard (indicandoli fra le impostazioni).

I testi possono comunque essere creati e modificati all'interno del gestionale.

Contenuto

Qui si indicano le voci di dettaglio costituenti il preventivo. L'utente può lavorare direttamente sulla griglia (à la Excel) o utilizzare l'apposita finestra di inserimento/modifica dati:

La gestione delle voci è estremamente flessibile; queste possono essere:

• riordinate mediante i tasti freccia;
• organizzate in gruppi;
• nascoste nella stampa finale;
• rese opzionali (pur essendo visualizzate non contribuiscono al totale del documento).

Inoltre, se il cliente ha un listino prezzi associato, è possibile richiamarlo per effettuare il drag & drop dei prodotti/servizi.

Altre osservazioni

Spesso un preventivo non va a buon fine e/o una commissione va incontro a vari intoppi per la mancanza di comunicazione fra le parti.

Facile contribuisce a ridurre questo problema verificando che, all'atto dell'approvazione di un preventivo, siano disponibili tutti i principali dati del cliente (nominativo, codici fiscali, indirizzi e recapiti).

Per la stessa ragione, se nella tua azienda sono presenti più venditori, puoi configurare i preventivi per mostrare al cliente il nome del responsabile per il preventivo e i suoi riferimenti diretti anziché quelli generici (info@azienda.it, numero del centralino...)

La stesura di un preventivo contemplerà eventuali aggiunte o modifiche rispetto alla formulazione di base. Una volta che il cliente ha accettato la proposta, deve sapere che qualunque ulteriore sua richiesta avrà un conteggio a parte. È importante essere molto chiari su questo punto, altrimenti si rischia di trovarsi in difficoltà gestendo un cliente difficile senza guadagnarci nulla se non addirittura rimettendoci.

A questo Facile permette di utilizzare, nel dettaglio del preventivo, voci descrittive (quindi prive di importo) od opzionali.